賃貸借契約の必要書類とは？印鑑証明・住民票・収入証明書について解説

これから賃貸物件を借りる手続きをおこなう予定があるなら、賃貸借契約に必要な書類には何があるか知っておくと、早めに準備ができて安心です。
しかし、これらの必要書類が何のために必要なのか、良くわからない方はいるでしょう。
今回は、賃貸借契約の必要書類とは何か、印鑑証明、住民票、収入証明書が必要な理由について解説します。

賃貸借契約の必要書類「印鑑証明」

賃貸借契約の必要書類の一つが「印鑑証明」ですが、これは契約者だけでなく、連帯保証人も必要となるケースがあります。
ここからは、賃貸借契約の必要書類である「印鑑証明」とはどのようなものか、印鑑証明が必要な理由について解説します。

印鑑証明とは

印鑑証明とは、市区町村役場に登録した印鑑を公的に認める書類で、正式には「印鑑登録証明書」といいます。
市区町村に届け出て印鑑登録した印鑑を「実印」と呼びます。
印鑑証明は、印鑑を押した跡の形である「印影」が、あらかじめ届け出てある実印と同じであると証明する官公署の文書です。
通常の生活のなかで使用する印鑑は認印ですが、不動産の登記申請や保証人になるときなどには、実印を使用する必要があります。

印鑑証明が必要な理由

賃貸借契約をおこなうときに印鑑証明が必要な理由は、不動産会社がリスクを避けるためといわれています。
賃貸借契約は、法律上では契約者本人の銀行員と実印か認印があれば問題ないとされています。
しかし、不動産の賃貸借契約にかかる費用は大きく、万一のトラブルがあったときのことを考えて、実印や印鑑証明を求めるケースもあるでしょう。
不動産会社や仲介業者によっては、実印ではなく認印で賃貸借契約を結べるケースがあり、そのときに印鑑証明は必要ありません。

連帯保証人の印鑑証明

賃貸借契約で連帯保証人が必要なケースでは、連帯保証人の実印と印鑑証明の提出が必要となることがあります。
なかには、契約者本人は印鑑証明が必要ないのに、連帯保証人の印鑑証明が必要となるケースもあるでしょう。
連帯保証人の印鑑証明が必要となる理由として、連帯保証人は賃貸借契約には同席せず、郵送で契約書や確約書に署名捺印するケースが一般的である点が挙げられます。
実印を捺印しただけでは、実印を勝手に持ち出して押されてしまったと主張されてしまう可能性があるので、印鑑証明の添付を求めているのです。
もし、家賃滞納などのトラブルが発生したときに、連帯保証人が契約者に代わって、未払い家賃を支払う意思を確認する意味で、実印と印鑑証明が必要だといえます。
なお、印鑑証明書を不動産会社に渡すのが不安な方は、印鑑証明書に物件の名称を入れて「賃貸借契約にのみ有効」と書き込んでおくと、それ以外の目的に使用できないので安心です。

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賃貸借契約の必要書類「住民票」

賃貸借契約を締結するときの必要書類の一つに「住民票」があります。
ここからは、賃貸借契約の必要書類「住民票」とは何か、住民票が必要な理由について解説します。

住民票とは

住民票とは、住民の氏名や住所などを証明する書類です。
住民票は市区町村ごとに住民基本台帳に記録されている内容を写したものなので、正確には「住民票の写し」といいます。
住民票は、居住している方の公的な証明として使われるケースが一般的で、賃貸借契約を締結するときの必要書類として用いられています。
住民票には、たくさんの情報が記載されており、写しを取得するときには、どこまで必要なのか選択することが可能です。
自分の住所・氏名などの情報が記載されているなら「一部事項証明」、家族全員の住所・氏名・世帯構成がわかるものが必要なら「全部事項証明」を取得しましょう。
住民票は、市区町村の役所の窓口で取得できますが、今はマイナンバーカードか住民基本台帳カードがあればコンビニエンスストアでも取得が可能です。

住民票が必要な理由

賃貸借契約に住民票が必要な理由は、入居者の身元確認の意味があります。
契約するときには、運転免許証などで本人確認をおこないますが、住民票には運転免許証には記載されていない、さらに詳しい情報が記載されています。
たとえば、本人が以前に住んでいた住所や、世帯主の情報などです。
運転免許証や保険証だけで身元確認をおこなうと、なりすましで契約する人がいる可能性があるので、住民票を提出する必要があります。
住民票の写しは、一般的には3か月以内に取得した者が有効となるため、以前取得していた住民票を使用すると期限が切れている可能性があるので注意が必要です。

マイナンバーの記載に注意

住民票を取得するときには、マイナンバーの記載に注意が必要です。
マイナンバーは個人の所得や年金などの個人情報に関連しているので、マイナンバーが記載されていない住民票の写しを取得するようにしましょう。
不動産会社によっては、マイナンバーが記載されている住民票の写しは受け取らないケースがあります。
また、住民票には現在住んでいる住所が記載されている必要があるので気を付けましょう。
なかには、引っ越しをするので先に転出届を出してしまう方がいるようですが、それでは現在の住所が住民票に記載されなくなってしまいます。
現在住んでいる住所の証明として提出するものなので、転出届は賃貸借契約が完了してから出すようにしましょう。

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賃貸借契約の必要書類「収入証明書」

賃貸借契約を締結するときの必要書類の一つが「収入証明書」です。
ただし、収入証明書といった名称の書類はないので、いくつかある収入を証明できる書類のなかから選択しましょう。
ここからは、賃貸借契約の必要書類「収入証明書」には何があるか、収入証明書が必要な理由について解説します。

源泉徴収票

収入証明書は、大家さんや不動産会社が、入居者が継続して家賃を支払い続けられるか確認するために必要な書類です。
会社や公的機関に勤めている方であれば、勤務先からもらった「源泉徴収票」を収入証明書として使用できます。
源泉徴収票は毎年12月に配布されるので、忘れずに保管しておきましょう。
ほかには、勤務先に依頼して発行してもらう「給与支払証明書」が収入証明書として使用できます。
ただし、給与を受け取るときに渡される「給与明細」は収入証明書とは認められないので気を付けましょう。
自営業や副業をおこなっている方なら、確定申告書の写しが収入証明書となります。
確定申告書は、毎年3月15日までに税務署に提出するもので、写しは各自保管しているので、それを使用すれば新たに取得する必要はありません。

連帯保証人の収入証明書

不動産会社によっては、連帯保証人の必要書類として収入証明書の提出を求めるケースがあります。
収入証明書の提出を要求されたときは、連帯保証人の源泉徴収票や給与支払証明書、または確定申告書の写しを提出しましょう。
ただし、近年では、家賃保証会社を利用するケースが増えています。
保証会社を利用するケースでは、連帯保証人は設定しても、連帯保証人に収入証明書を始めとした書類の提出は不要なケースがあるようです。
これは、もし家賃の滞納などが発生しても、連帯保証人に請求するのではなく、家賃保証会社が対応してくれるからです。
家賃以外のトラブルが発生したときには、連帯保証人に連絡がいくようになっています。

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まとめ

賃貸借契約の必要書類である「印鑑証明」は、役場に登録した印鑑を公的に認める書類で、不動産会社がトラブルを避けるために提出を求めるケースがあります。
賃貸借契約に「住民票」が必要となる理由は、入居者の身元確認のためです。
「収入証明書」は、入居者が家賃を継続して支払い続けられるか確認するための必要書類で、源泉徴収票や確定申告書の写しが該当します。